Privacyverklaring

1. Wie is wie?

Als je in deze privacyverklaring 'jij', 'je' of 'jou(w)' leest, bedoelen we jou als klant van de online boekhoudsoftware en/of de app van Boekie, of als bezoeker van onze website.

Lees je 'wij', 'we', 'ons', of 'onze', dan bedoelen we Boekie, de aanbieder van slimme boekhoudsoftware voor ZZP'ers en freelancers in Nederland.

2. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Vanuit de privacywetgeving zijn wij de 'verantwoordelijke' voor het vastleggen van de persoonsgegevens van onze gebruikers en websitebezoekers. Deze privacyverklaring richt zich alleen op die persoonsgegevens.

Jij bent zelf verantwoordelijk voor het vastleggen van de persoonsgegevens van je klanten. Hetzelfde geldt voor de gegevens die je in je Boekie-administratie verwerkt via een koppeling die door ons wordt aangeboden, bijvoorbeeld met het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Je kunt deze gegevens zelf in je administratie inzien, opslaan, bewerken en verwijderen. Wij treden hierbij op als 'verwerker'.

Voor abonnementsbetalingen werken wij samen met Stripe. Klanten van gebruikers betalen nieuwe facturen rechtstreeks op de IBAN die de gebruiker zelf op de factuur vermeldt. Boekie maakt bij de huidige launch geen nieuwe Mollie-betaallinks. Voor zover Stripe of Mollie gegevens onder hun eigen verantwoordelijkheid verwerken, vind je daarover meer in hun eigen privacyverklaringen.

3. Welke gegevens houden we bij en waarom?

Welke persoonsgegevens we vastleggen en wat de reden hiervan is, hangt af van de situatie. Hieronder beschrijven we per situatie wat we vastleggen en waarom.

4. Hoe hebben we jouw gegevens beveiligd?

Om je persoonsgegevens te beveiligen hebben we passende technische en organisatorische maatregelen genomen. De keuze van deze maatregelen hebben we gebaseerd op de beschikbare technologie, de uitvoeringskosten, het type persoonsgegevens dat we van jou verwerken en de risico's die daaraan verbonden zijn.

• Verkeer tussen je browser en Boekie is beveiligd met TLS
• We gebruiken Row Level Security (RLS) om administraties per gebruiker te scheiden
• De databaseprovider versleutelt opgeslagen gegevens
• De productieadministratie staat bij Supabase in de regio West Europe (Londen)

5. Met wie delen we je gegevens?

Binnen Boekie hebben verschillende mensen toegang tot jouw gegevens. Dit kunnen alleen medewerkers zijn die de gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie.

We delen zo min mogelijk persoonsgegevens met anderen. We zullen je persoonlijke gegevens en die uit je administratie nooit verkopen of verhuren. We delen je gegevens alleen:

• Als dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld bij een onderzoek van het Openbaar Ministerie
• Als dit past bij de doelen waarvoor we je gegevens vastleggen en als we dat mogen van de wet

We maken gebruik van de volgende dienstverleners en andere ontvangers:

Let op: Op de website van Boekie kunnen links staan naar websites van andere bedrijven. Boekie is niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze bedrijven.

6. Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze verwerken. Onze eigen abonnementsfacturen en andere gegevens uit onze fiscale administratie bewaren we zolang de wet dat vereist, in de regel 7 jaar.

Voor andere gegevens gebruiken we deze criteria:

• Account- en administratiegegevens bewaren we zolang je account actief is. Na een gecontroleerd verwijderverzoek verwijderen of anonimiseren we gegevens die we niet meer nodig hebben en niet wettelijk hoeven te bewaren.
• Supportcorrespondentie bewaren we zolang dat nodig is om je vraag af te handelen, afspraken aan te tonen of een geschil op te lossen.
• Verwijderde gegevens kunnen tijdelijk in beveiligde back-ups aanwezig blijven totdat die volgens de bewaartermijn van onze infrastructuurprovider worden overschreven.
• Analytics- en technische foutgegevens vallen onder de ingestelde bewaartermijnen van de betreffende provider en worden daarna verwijderd of geaggregeerd.

7. Welke rechten heb je als het gaat om jouw privacy?

Volgens de privacywetgeving (AVG) heb je een aantal rechten. Zo kun je ons vragen om:

• Inzage te krijgen in de persoonsgegevens die we van jou verwerken
• Persoonsgegevens die feitelijk onjuist zijn, te corrigeren, te verwijderen of af te schermen
• Het gebruik van je persoonsgegevens te beperken
• Je persoonsgegevens (digitaal) aan jou over te dragen (dataportabiliteit)

Ook kun je bezwaar maken tegen het vastleggen van je persoonsgegevens.

Heb je ons toestemming gegeven om bepaalde gegevens van jou te verwerken, dan kun je die toestemming altijd weer intrekken. Gegevens die vóór het intrekken rechtmatig zijn verzameld, worden niet automatisch direct verwijderd en blijven onder de genoemde bewaartermijnen vallen. Je kunt wel een afzonderlijk verwijderverzoek doen.

8. Hoe kun je gebruik maken van bovenstaande rechten?

Om gebruik te maken van bovenstaande rechten, kun je verschillende dingen doen:

• Via jouw gebruikersaccount kun je een aantal persoonsgegevens inzien, aanpassen of verwijderen.
• Als je onze serviceberichten niet meer wilt ontvangen, kun je je toestemming intrekken via de afmeldlink onderaan het bericht.
• Via je accountinstellingen kun je de momenteel ondersteunde kerngegevens exporteren.
• Via 'Privacy & gegevensbeheer' kun je na een extra wachtwoordcontrole je account en actieve administratie permanent verwijderen. Actieve bankkoppelingen en openstaande factuurbetalingen moeten eerst worden afgerond of met support worden ingetrokken.

Als je van je rechten gebruik wilt maken, kun je ons ook mailen via hallo@boekiehouder.nl. Voordat we je verzoek in behandeling nemen, kunnen we je vragen om je te identificeren. Daarna ontvang je binnen een maand een reactie van ons.

9. Cookies

Boekie maakt gebruik van cookies. Hieronder leggen we uit welke cookies we gebruiken:

• Functionele opslag: Noodzakelijk voor het goed functioneren van de website en applicatie, zoals het onthouden van je inlogsessie. Zonder deze opslag werkt Boekie niet goed.
• Analytics: Vercel Web Analytics is cookieloos en verwerkt geen persoonsgegevens; er worden geen cookies geplaatst en je wordt niet tussen websites gevolgd. Daarvoor is geen toestemming vereist.

Onze informatiemelding over analytics kun je opnieuw openen via “Analytics-melding” in de footer of via de privacy-instellingen in je account.

10. Wat kun je doen als je een privacyklacht hebt?

Heb je een klacht over hoe we met je persoonsgegevens omgaan, dan vragen we je om deze klacht eerst aan ons te melden via hallo@boekiehouder.nl. Dit kun je bijvoorbeeld doen als je vermoedt dat er misbruik van je gegevens is gemaakt, of dat er een datalek is geweest. We zoeken dan samen met jou naar een oplossing.

Daarnaast heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kun je doen op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wat gebeurt er als we deze verklaring wijzigen?

We kunnen deze privacyverklaring af en toe wijzigen. Dit doen we bijvoorbeeld als we meer of andere gegevens van je willen vastleggen. De nieuwste versie is altijd op deze pagina terug te vinden. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij je hierover informeren.

12. Contact

Heb je nog vragen? Stel ze gerust. We streven ernaar om binnen een werkdag antwoord te geven.